16/12/2021 | Plusoft
Descubra as vantagens de utilizar resposta automática no WhatsApp
Não é uma novidade que vivenciamos uma era de transformação digital que impacta não apenas as empresas, mas também os consumidores de maneira geral. A verdade é que as pessoas estão mais conectadas do que nunca e a comodidade de resolver todos os problemas na palma da mão — o que acontece, literalmente, por meio dos smartphones e dos tablets — fez disso uma prática habitual.
Inclusive, você sabia que 99% dos brasileiros utilizam o WhatsApp, aplicativo de mensagens instantâneas, praticamente todos os dias? Pois é o que indica o levantamento realizado de forma conjunta, em 2020, pelas empresas Mobile Time e Opinion Box.
Esse dado demonstra a importância de as companhias fazerem uso desse tipo de ferramenta como um dos meios de comunicação com o seu público-alvo, permitindo que os clientes façam contato a qualquer hora do dia e em qualquer lugar.
Como, na maioria das empresas, o atendimento humano só acontece dentro do horário comercial, existe um recurso que pode auxiliar no relacionamento entre marca e consumidor: a resposta automática no WhatsApp. Continue a leitura e entenda como utilizar essa ferramenta a favor do seu negócio!
Como a resposta automática no WhatsApp funciona?
O WhatsApp Business disponibiliza uma função nativa que permite configurar respostas automáticas, que podem servir aos mais diversos fins. A versão corporativa do app, lançada no ano de 2018, permite deixar pré-configurada uma mensagem que pode auxiliar os consumidores em suas dúvidas ou solicitações.
A ferramenta funciona respondendo automaticamente a um contato que parte do consumidor, fazendo uma saudação e, em seguida, apresentando informações como:
- a indisponibilidade temporária de atendimento, aproveitando para destacar o horário de funcionamento da empresa;
- a ausência de atendentes no canal em razão de um eventual recesso ou de um período de férias coletivas praticado na organização, ressaltando a duração e quando ocorrerá o retorno.
Vale ressaltar que é viável fazer uso de mensagens automáticas que não funcionam necessariamente como respostas a um contato que parte do cliente, mas como uma abordagem de iniciativa da empresa a partir de alguma ação tomada pelo consumidor.
Nesse caso é possível, por exemplo:
- configurar mensagens automáticas a serem enviadas para leads que forneceram os dados de contato com a finalidade de fazer o download de um material rico, como um e-book;
- configurar mensagens automáticas a serem enviadas para o cliente quando a data de um compromisso previamente definido estiver próxima — por exemplo, uma reunião ou uma consulta.
Como ativar essa funcionalidade?
Como dito acima, na versão corporativa, a função de resposta automática no WhatsApp é nativa, o que significa dizer que não há necessidade de utilizar qualquer outra solução para configurá-la.
Disponível tanto para dispositivos com o sistema Android quanto para o sistema iOS, o processo de ativação da funcionalidade é o mesmo:
- faça o download do WhatsApp Business, caso ainda não o tenha instalado;
- em seguida, abra o aplicativo e insira o número de celular que será vinculado — preferencialmente, o da empresa;
- após, clique no ícone representado por “…” na parte superior e, logo depois, na opção “Configurações”;
- a seguir, clique em “Ferramentas comerciais”. No WhatsApp Business, é possível configurar três diferentes tipos de mensagens automáticas, que são as “mensagens de ausência”, as “mensagens de saudação” e as “respostas rápidas”;
- no primeiro caso, clique na opção “Mensagens de ausência” e, em seguida, selecione a opção “Enviar mensagem de ausência”. Após, será possível editá-la e, ao clicar em “Horário”, definir o momento em que ela será enviada. Além disso, em “Destinatários”, é possível selecionar quem as receberá;
- no caso da mensagem de saudação, para configurá-la, é preciso selecionar essa opção e, em seguida, “Enviar mensagem de saudação”. Escolha o texto a ser submetido e, mais uma vez, em “Destinatários”, selecione quem a receberá;
- por fim, no caso das respostas rápidas, é necessário clicar nessa opção e, a seguir, no ícone “+”. Então, digite o que será submetido e, em seguida, escolha um termo que funcione como um atalho e salve-o. Assim, toda vez que você digitá-lo, a mensagem rápida será enviada.
Já se tratando do WhatsApp Business API, que é uma solução diferenciada e paga, com foco para companhias de porte médio e grande, sendo, o processo é um pouco diferente. De maneira resumida é viável automatizar o suporte prestado ao público, mas isso é feito por meio da utilização de chatbots.
Nesse sentido, caso o seu interesse seja fazer uso de respostas automáticas no WhatsApp do seu empreendimento, oferecendo um suporte simultâneo e em alta escala, é importante integrá-lo a outras ferramentas. Ou seja, é essencial poder contar com uma empresa que ofereça soluções focadas em HX (Human Experience).
Quais são os cuidados fundamentais ao fazer uso da funcionalidade de resposta automática no WhatsApp?
Embora cada empresa tenha o seu estilo de comunicação e um público-alvo que apresenta características muito próprias — e, é claro, que sempre devem ser consideradas —, há algumas boas práticas que devem ser levadas em conta ao utilizar o app de mensagens instantâneas na interação com os consumidores e potenciais clientes:
- tenha atenção ao tom de voz e à linguagem utilizada na criação das mensagens, certificando-se de que estejam alinhados àquela empregada nos demais canais de atendimento;
- seja cauteloso quanto à ortografia, buscando evitar deslizes gramaticais; afinal, ainda que o app passe uma ideia de ser um meio mais informal de comunicação, erros de português não são bem-vindos em nenhuma hipótese;
- comunique somente o que é de interesse do consumidor, buscando equilibrar a objetividade com a simpatia e, é claro, zelando sempre pela cordialidade.
Como você pôde ver, em tempos em que todos nós estamos altamente conectados, é fundamental fazer uso de recursos tecnológicos para oferecer o melhor suporte para o seu público-alvo, o que inclui a função de resposta automática no WhatsApp, a fim de que os seus clientes não se sintam ignorados pela empresa.
Igualmente imprescindível é ter mente que, independentemente do canal utilizado, é necessário sempre buscar oferecer um atendimento de excelência de ponta a ponta, a fim de manter o seu público-alvo satisfeito.
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