A rotina da área de compras passa por muitos desafios e mudanças. Isso porque, depende de fatores internos e externos para garantir um bom funcionamento e o cumprimento dos prazos estabelecidos para realizar os processos de compras e requisições de um item solicitado.
O número de informações se torna cada vez maior: novos canais e plataformas aparecem diariamente e a simples aquisição de um produto ou serviço pode conter mais etapas do que o imaginado.
Com um processo de automação das tarefas, é possível garantir maior agilidade na negociação de prazos, custos e basear pesquisas e cotações em informações sérias, corretas e completas, gerando um bom resultado para as metas e cobranças internas.
Pensando na eficiência da execução das demandas e no melhor desempenho da equipe do setor, separamos alguns processos de compras já podem ser automatizados. Que tal conferir?
- Treinamento e suporte ao colaborador
Tenha uma ferramenta que preste o suporte necessário e tire todas as dúvidas quanto à utilização de suas funcionalidades, não deixando nenhuma informação de fora.
O ideal é que a plataforma seja intuitiva e didática, indicando os principais processos de compras, como executá-los e que a solução disponibilize um canal de contato direto com um atendimento personalizado, que estará apto para tirar dúvidas. Essa é uma grande automação.
- Banco de dados
Ter diferentes bancos de dados pode induzir a equipe a cometer erros e elevar os gastos ao realizar os processos de compras. Portanto, ter uma base de conhecimento diversificada e unificada auxilia na execução das tarefas, garantindo aos profissionais acesso às informações necessárias de fontes confiáveis.
- Gestão de estoque
Com um controle dos materiais e itens disponíveis para a utilização na empresa, é possível obter aumento nos lucros e redução dos custos, evitando compras desnecessárias que geram excesso ou desperdícios e falta dos suprimentos solicitados por outras áreas.
Uma boa plataforma de automação, garante a gestão do estoque com precisão, indicando quando haver reposição e quais são os itens que devem ser comprados, garantindo a satisfação dos clientes e das áreas que utilizam os recursos que ficam alocados na empresa.
- Solicitação de compra, reembolso e notas
Atividades como: abertura de ordem de compra, reembolso, emissão de notas, entre outras que fazem parte do cotidiano do setor podem ser facilmente automatizadas com um workflow personalizado.
Dessa forma, é possível distribui-las para seus responsáveis, definir prazos de entrega e realizar todo o acompanhamento, além de programar a ferramenta para executar algumas demandas, reduzindo o tempo gasto com atividades manuais.
- Relatórios de desempenho
Ao realizar análises dos processos de compras feitos ao longo do mês, trimestre ou semestre, é possível obter relatórios completos do desempenho do time como um todo, de cada profissional da equipe, identificar gargalos e cruzar dados estratégicos para promover eficiência no dia a dia.
Uma plataforma de automação coleta e armazena todos os dados para dar uma visão mais ampla de todo o setor, ou até mesmo de toda a empresa, e tudo que o que tem sido colocado em prática ao longo do tempo, garantindo um panorama completo, com bons insights.
- Pagamentos
Com a ferramenta certa, prazos e pagamentos podem ser negociados para uma maneira que seja benéfica para o contratante e o fornecedor, além de permitir a programação dos pagamentos, envio de comprovantes e armazenamento dos dados de forma segura.
- Integração com equipes
A equipe de compras deve ter um bom relacionamento com os outros times da empresa, certo? Isso porque, grande parte dos processos é solicitado por outras áreas e o trabalho é realizado em conjunto.
Ao aderir a automação, todos os responsáveis pelas solicitações ficam por dentro de cada etapa executada, prazos, documentações e tudo o que é necessário para finalizar a demanda de forma correta, proporcionando uma melhor comunicação.
Buscar uma plataforma que promove a automação dos processos de compras e outros setores, pode ser extremamente benéfico para o seu negócio. Encontre empresas que além de prestarem um serviço, sejam parceiras estratégicas e melhorem ainda mais seus resultados.
Agora que você já está por dentro das demandas que pode automatizar, que tal entender melhor sobre as ferramentas que pode contratar para tonificar os resultados do setor de compras? Por meio deste link, leia um conteúdo completo sobre o assunto.
