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15/07/2022 | Plusoft

4 sinais de que chegou a hora de substituir as planilhas por uma tecnologia de workflow

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As planilhas de controle são um recurso muito utilizado por empresas de diferentes segmentos e portes para não perder os dados e organizá-los. Mas, com o surgimento da tecnologia de workflow, é possível mudar a metodologia e garantir mais eficiência. 

Antigamente, a gestão de demandas como pagamentos, agendamentos, armazenamento de documentos e outras atividades operacionais, era feita manualmente em planilhas. 

Com a chegada de soluções mais tecnológicas, automáticas e integradas a outros sistemas já utilizados pela empresa, esse processo ficou mais fácil e trouxe mais tempo e precisão na organização e no controle. 

E a tecnologia de workflow é muito utilizada para essa tarefa, já que é segura, se encaixa às necessidades de cada área e suas particularidades e mantém atualizações constantes, proporcionando mais recursos para aqueles que a implementam em seu negócio. 

Se você ainda possui dúvidas se realmente vale a pena deixar as planilhas de lado, confira uma lista que preparamos alguns motivos para trocá-las por uma tecnologia de workflow: 

1. Problemas no fluxo interno 

Quanto maiora equipe, mais difícil se torna o processo de acompanhar todo o fluxo de atividades por meio de planilhas, já que grande parte delas são estáticas e não cruzam dados para apresentar uma visão geral das funções exercidas por cada pessoa da equipe. 

Com uma tecnologia de workflow, as etapas são divididas e o fluxo fica mais fluido, fazendo com que não haja sobrecarga em nenhum componente da equipe, pois a separação de tarefas acontece de acordo com as competências e o resultado obtido é melhor. 

2. Falta de integração das equipes 

Os setores de uma empresa devem trabalhar juntos para garantir resultados cada vez melhores e o controle e divisão de tarefas feitos por uma planilha podem atrapalhar essa integração, já que gera ruídos na comunicação entre os colaboradores e dificulta a divisão de tarefas. 

O ideal é ter um painel de fácil visualização para todos, com as principais informações de cada demanda e atualização constante dos status, garantindo alinhamento e velocidade na execução da próxima fase da estratégia e na passagem de bastão do marketing para vendas, por exemplo. 

3. Baixa segurança de dados 

Quando muitas pessoas estão alimentando uma planilha, é possível danificar o arquivo, perder informações importantes ou não salvar corretamente todos os dados acrescentados recentemente.  

Uma tecnologia de workflow contém uma área para cada setor e compila essas informações em um painel geral, além de garantir um backup diário de todos os dados e grande parte das ferramentas disponíveis no mercado estão em conformidade com a LGPD

Tantos os dados dos clientes como os dados da própria empresa estarão mais seguros e protegidos dos diferentes problemas que podem surgir com a utilização de diferentes pessoas em um mesmo arquivo. 

4. Dificuldade de acesso  

Nem sempre as planilhas estão alocadas na nuvem, o que dificulta o acesso de outros dispositivos que não o computador. Com a tecnologia de workflow, esse é um problema a menos na sua lista, já que todas as informações são disponibilizadas diretamente da nuvem. 

A equipe responsável por esses dados e por alimentar os relatórios ganha autonomia já que pode acessá-las e atualizá-las de qualquer lugar, além de disponibilizar para qualquer pessoa que necessite dessas informações prontas para uso e análise. 

Tecnologia de workflow traz mais eficiência e aumenta a produtividade 

Aderir à essas mudanças e optar por ferramentas tecnológicas pode trazer muitos benefícios para o seu negócio e para o desempenho da sua equipe como um todo, já que muitos dos processos manuais e corriqueiros serão deixados para trás. 

A tecnologia de workflow garante uma gestão completa das atividades e dos dados, organizando toda a rotina das equipes com agilidade e eficiência, promovendo a segurança dos dados e dos arquivos. 

Para os colaboradores, além de conquistar autonomia, é possível fazer uma melhor gestão do tempo, designar mais recursos e energia para atividades que exigem mais esforço e estratégia, elevando a produtividade e a taxa de entrega. 

E se você está pensando em outras maneiras de otimizar sua rotina de trabalho, nós temos o conteúdo certo para te ajudar. Acesse neste link para conferir mais sobre o workflow de processos e como implementá-lo.