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08/06/2022 | Plusoft

4 recursos que um bom software de automação de workflow deve ter

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As empresas estão empenhadas em encontrar maneiras de melhorar continuamente os seus processos para garantir uma experiência incrível para os clientes e colaboradores. E uma das formas de garantir essa melhoria é a automação de workflow (ou fluxo de trabalho). 

A automação de workflow nada mais é do que um método que automatiza as etapas que formam um processo de trabalho. Com isso, uma tarefa que às vezes levadas dias ou semanas para ser realizada ganha um fluxo mais rápido, torna-se menos repetitiva e tem menores chances de erros. 

Processos como onboarding de novos colaboradores, gestão de estoque, análise de crédito e outros são alguns dos exemplos que podem passar por essa automação, e apesar parecerem tarefas simples, exigem bastante concentração e precisão. 

Para solucionar esse problema e trazer mais assertividade para a rotina, alguns negócios optam por contratar um software de automação de workflow, que realiza o gerenciamento de processos negócio e simplifica todas as tarefas que o compõe.  

Por que uma empresa deve optar por um software de automação de workflow? 

Ao utilizar um software de automação de workflow, a equipe responsável fica por dentro de tudo o que está acontecendo com detalhes mais ricos e interessantes para o negócio, conseguindo monitorar, coordenar e aprimorar os fluxos de trabalho ao analisar as necessidades de cada área. 

Com isso, a equipe utiliza seu acesso a ferramentas de análise para medir com mais precisão o processo evolutivo dos times no atingimento das metas e objetivos estabelecidos para o negócio.  

Interessante citar que mudanças expressivas são vistas ao longo do tempo, como a redução de custos e de tempo. 

Além de reduzir esforço dos profissionais para as tarefas manuais, também podemos citar: 

  • Responsabilidades divididas de forma mais justa e igual; 
  • Alertas para tarefas que ainda não foram concluídas; 
  • Maior visibilidade da performance e desempenho das equipes por meio de métricas; 
  • Garante mais tempo para tarefas mais criativas, estratégicas e inovadoras; 
  • Maior assertividade na construção de cronogramas futuros. 

E para que esse software de automação de workflow seja realmente benéfico para o negócio e traga todos esses e outros benefícios para sua empresa, é preciso focar em alguns pontos importantes: 

  1. Plataforma disponível na nuvem 

Um software, quando alocado na nuvem, minimiza riscos e reduzem custos, além de prevenir problemas como a perda de dados, acesso restrito e baixa segurança da informação.  

É importante sempre optar por uma ferramenta que tenha uma boa política de segurança da informação e esteja dentro das normas da LGPD

  1. Integração fácil com outras ferramentas 

As empresas costumam trabalhar com diferentes ferramentas para executarem tarefas distintas, e a plataforma de automação de workflow deve se integrar facilmente com elas, já que precisará ter acesso não só as informações, mas a forma como são executadas. 

Isso também garantirá a execução mais segura e confiável desses dados, mantendo todo o processo rápido e funcionando perfeitamente, sem exigir manutenções frequentes ou procedimentos complexos. 

  1. Fluxos prontos e automáticos 

Algumas tarefas simples e que acontecem com maior frequência podem ser resolvidas de forma automática nos softwares de automação de workflow. Como por exemplo a atribuição de tarefas, que pode ser gerenciada pela ferramenta, sem que os colaboradores precisem se preocupar em fazer essa divisão de forma manual. 

Essa é uma forma de garantir maior precisão e diminuir as chances de erro, já que os processos serão padronizados. 

  1. Envio de notificações  

Para que os profissionais não percam os prazos de entrega e as demandas importantes, opte por uma plataforma que envie notificações de lembrete por e-mail, mensagem, dentro da própria ferramenta ou por pop-ups no próprio computador. 

É uma forma de não esquecer e manter as tarefas sempre em dia. Alguns desses softwares de automação de workflow já permitem a programação de lembretes diários das tarefas importantes do dia, como solicitar uma aprovação, por exemplo. Legal, né? 

Em um outro conteúdo disponível aqui em nosso blog, você pode ficar por dentro do assunto e entender melhor o que é um workflow de processos. Acesse-o por meio desse link e comece a otimizar a sua rotina de trabalho!