O termo inglês workflow, que em português significa fluxo de trabalho, foi crido para mencionar tecnologias utilizados pelas empresas que organizam processos trazem mais assertividade para o dia a dia.
Ao utilizar um workflow de processos, fica mais fácil garantir que todas as etapas estão sendo seguidas da maneira certa, fazendo com que o trabalho flua de forma eficiente.
Esses sistemas podem ser aplicados em conjunto com ferramentas específicas e tem o intuito de dar acelerar e organizar processos, de forma a manter os dados em um único local, facilitar o trabalho dos colaboradores e criar um histórico consistente do trabalho.
Entendemos então, que workflow de processos é um método que mapeia as etapas e divide tarefas entre os profissionais, integrando as soluções e os setores do negócio de ponta a ponta.
Para descobrir como utilizá-lo para garantir eficiência e praticidade no dia a dia corporativo, preparamos esse conteúdo. Boa leitura!
Benefícios da implementação do workflow de processos
Quanto maior é o número de pessoas envolvidas em um processo, maior é a chance de ocorrer problemas na comunicação e ou na execução das etapas. Com o workflow de processos, é possível definir uma sequência lógica que automatiza essa jornada e garante que o fluxo de trabalho seja seguido de acordo com as regras da empresa.
Para as organizações que aderiram ao trabalho remoto ou híbrido, o workflow, quando feito por uma ferramenta, automatiza diversos pontos e dispensa a intervenção humana, sendo exigida em casos muito específicos.
De modo geral, há inúmeros benefícios ao organizar as demandas com um workflow de processos, dentre elas:
- Torna o gerenciamento das tarefas mais ágil;
- Garante fluidez na execução das tarefas;
- Otimiza o tempo de entrega para os clientes;
- Oferece melhorias para produtos e/ou serviços;
- Deixa comunicação interna mais direta e prática;
- Reduz falhas e gastos.
3 formas de uso dessa tecnologia no dia a dia corporativo
Um workflow de processos pode ser implementado em diversas áreas para executar tarefas diferentes, de acordo com a necessidade apresentada no momento.
Cada modelo de fluxo de trabalho exige uma programação diferente, variando entre tarefas simples e equipes menores a tarefas repetidas e uma extensa base de dados, além da forma de execução.
Entenda melhor como um workflow pode garantir mais eficiência na rotina corporativa:
- Workflow administrativo
Voltado para atividades mais burocráticas, repetitivas e, em grande parte, de baixa complexidade, o workflow de processos administrativos automatiza tarefas corriqueiras do dia a dia corporativo.
Aliado a ferramentas de gestão, garante que atividades como preenchimento de formulários, pedidos de reembolso e solicitação de compra sejam feitas de forma automática, sem que a equipe demande tempo para essas funções.
Normalmente utilizado em áreas como financeiro, RH, logística e etc, esse workflow tem uma estrutura pré-definida para lidar com os processos mais rígidos, além de auxiliar no controle dos prazos, envio de respostas e atualização de status dos documentos.
- Workflow produtivo
Esse é um tipo de fluxo que também é indicado para tarefas repetitivas, porém com uma complexidade maior. Principalmente quando falamos da manipulação de dados sensíveis para preenchimento de sistemas, planilhas e efetuar transações bancárias.
São atividades feitas mensalmente ou em um período menor de tempo, mas possuem periodicidade e devem ser feitas com maior atenção. Esse workflow deve ser mais robusto, pois a quantidade de dados processada é grande.
Processos de compra e venda também podem utilizar esse método para garantir precisão e ter suas regras seguidas com mais atenção. O ponto principal para a implementação do workflow produtivo é a divisão, que passa a ser por processos e não por funções exercidas.
- Workflow colaborativo
Como o próprio nome já diz, é um fluxo colaborativo, que envolve a união de algumas áreas ou pessoas específicas para atingir um objetivo traçado. É a força do trabalho em equipe para percorrer um caminho assertivo e mais organizado, chegando ao resultado esperado.
Quando a empresa traça uma meta mais agressiva de vendas, por exemplo, as equipes do comercial e de marketing podem contribuir para que esse resultado seja atingido com maior facilidade e eficiência, efetuando um trabalho mais sincronizado.
A implementação desse workflow garante a melhora na comunicação e na troca de informações entre as áreas envolvidas no processo.
Como iniciar a construção de um workflow de processos?
Existem alguns pontos que podem ser levados em consideração na hora de construir um workflow eficaz e que atinja o resultado esperado. Confira os primeiros passos antes de aplicar as mudanças em seu negócio:
- Analisar os processos realizados internamente;
- Designar a tarefa para a pessoa responsável;
- Definir o ponto de partida;
- Faça uma lista com as tarefas, ações necessárias e os problemas que podem surgir;
- Estabeleça o final do processo.
Dessa forma, seu workflow de processo será projetado e executado com mais precisão e será uma ferramenta importante para guiar a equipe para um processo de trabalho mais fácil e produtivo para a companhia!
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