Please ensure Javascript is enabled for purposes of website accessibility

Idioma

29/04/2022 | Plusoft

Workflow de processos: Veja 3 formas de otimizar a rotina de trabalho

LinkedInFacebookTwitterEmail

O termo inglês workflow, que em português significa fluxo de trabalho, foi crido para mencionar tecnologias utilizados pelas empresas que organizam processos trazem mais assertividade para o dia a dia. 

Ao utilizar um workflow de processos, fica mais fácil garantir que todas as etapas estão sendo seguidas da maneira certa, fazendo com que o trabalho flua de forma eficiente. 

Esses sistemas podem ser aplicados em conjunto com ferramentas específicas e tem o intuito de dar acelerar e organizar processos, de forma a manter os dados em um único local, facilitar o trabalho dos colaboradores e criar um histórico consistente do trabalho. 

Entendemos então, que workflow de processos é um método que mapeia as etapas e divide tarefas entre os profissionais, integrando as soluções e os setores do negócio de ponta a ponta.  

Para descobrir como utilizá-lo para garantir eficiência e praticidade no dia a dia corporativo, preparamos esse conteúdo. Boa leitura! 

Benefícios da implementação do workflow de processos 

Quanto maior é o número de pessoas envolvidas em um processo, maior é a chance de ocorrer problemas na comunicação e ou na execução das etapas. Com o workflow de processos, é possível definir uma sequência lógica que automatiza essa jornada e garante que o fluxo de trabalho seja seguido de acordo com as regras da empresa.  

Para as organizações que aderiram ao trabalho remoto ou híbrido, o workflow, quando feito por uma ferramenta, automatiza diversos pontos e dispensa a intervenção humana, sendo exigida em casos muito específicos.  

De modo geral, há inúmeros benefícios ao organizar as demandas com um workflow de processos, dentre elas: 

  • Torna o gerenciamento das tarefas mais ágil; 
  • Garante fluidez na execução das tarefas; 
  • Otimiza o tempo de entrega para os clientes; 
  • Oferece melhorias para produtos e/ou serviços; 
  • Deixa comunicação interna mais direta e prática; 
  • Reduz falhas e gastos. 

3 formas de uso dessa tecnologia no dia a dia corporativo 

Um workflow de processos pode ser implementado em diversas áreas para executar tarefas diferentes, de acordo com a necessidade apresentada no momento.  

Cada modelo de fluxo de trabalho exige uma programação diferente, variando entre tarefas simples e equipes menores a tarefas repetidas e uma extensa base de dados, além da forma de execução. 

Entenda melhor como um workflow pode garantir mais eficiência na rotina corporativa: 

  1. Workflow administrativo 

Voltado para atividades mais burocráticas, repetitivas e, em grande parte, de baixa complexidade, o workflow de processos administrativos automatiza tarefas corriqueiras do dia a dia corporativo. 

Aliado a ferramentas de gestão, garante que atividades como preenchimento de formulários, pedidos de reembolso e solicitação de compra sejam feitas de forma automática, sem que a equipe demande tempo para essas funções. 

Normalmente utilizado em áreas como financeiro, RH, logística e etc, esse workflow tem uma estrutura pré-definida para lidar com os processos mais rígidos, além de auxiliar no controle dos prazos, envio de respostas e atualização de status dos documentos. 

  1. Workflow produtivo 

Esse é um tipo de fluxo que também é indicado para tarefas repetitivas, porém com uma complexidade maior. Principalmente quando falamos da manipulação de dados sensíveis para preenchimento de sistemas, planilhas e efetuar transações bancárias. 

São atividades feitas mensalmente ou em um período menor de tempo, mas possuem periodicidade e devem ser feitas com maior atenção. Esse workflow deve ser mais robusto, pois a quantidade de dados processada é grande. 

Processos de compra e venda também podem utilizar esse método para garantir precisão e ter suas regras seguidas com mais atenção. O ponto principal para a implementação do workflow produtivo é a divisão, que passa a ser por processos e não por funções exercidas. 

  1. Workflow colaborativo 

Como o próprio nome já diz, é um fluxo colaborativo, que envolve a união de algumas áreas ou pessoas específicas para atingir um objetivo traçado. É a força do trabalho em equipe para percorrer um caminho assertivo e mais organizado, chegando ao resultado esperado. 

Quando a empresa traça uma meta mais agressiva de vendas, por exemplo, as equipes do comercial e de marketing podem contribuir para que esse resultado seja atingido com maior facilidade e eficiência, efetuando um trabalho mais sincronizado. 

A implementação desse workflow garante a melhora na comunicação e na troca de informações entre as áreas envolvidas no processo. 

Como iniciar a construção de um workflow de processos? 

Existem alguns pontos que podem ser levados em consideração na hora de construir um workflow eficaz e que atinja o resultado esperado. Confira os primeiros passos antes de aplicar as mudanças em seu negócio: 

  • Analisar os processos realizados internamente; 
  • Designar a tarefa para a pessoa responsável; 
  • Definir o ponto de partida; 
  • Faça uma lista com as tarefas, ações necessárias e os problemas que podem surgir; 
  • Estabeleça o final do processo. 

Dessa forma, seu workflow de processo será projetado e executado com mais precisão e será uma ferramenta importante para guiar a equipe para um processo de trabalho mais fácil e produtivo para a companhia! 

Quer ficar por dentro das novidades e tendências de tecnologia? Inscreva-se na newsletter da Plusoft para receber as notícias do mercado e conteúdos sobre human experience (hx), educação corporativa e automação.