Descubra o que é e como fazer um mapeamento de processos

Produzir um mapa dos processos garante um planejamento mais assertivo e eleva a competitividade da empresa, com a obtenção de resultados expressivos. 

Isso acontece porque entender as etapas das demandas realizadas, designar as áreas responsáveis por cada ação e construir o fluxo até a entrega final é importante para identificar oportunidades de melhorias e padronização do trabalho. Ao fazer esse trabalho é possível aprofundar-se e otimizar a realização das tarefas. 

O registro de processos vem se tornando muito comum no mundo corporativo, mas sua realização traz dúvidas, já que envolve compreender e integrar demandas de diferentes níveis e envolver profissionais de áreas distintas, dependendo da estrutura organizacional. 

Mas garantimos que não é preciso ser um especialista no assunto para fazer um mapeamento de processos capaz de trazer muitas vantagens para o negócio! Para te ajudar nessa tarefa, trouxemos alguns pontos importantes que devem ser levados em consideração. 

O que é um mapeamento de processos? 

É preciso entender mais a fundo o que é um mapeamento de processos e se ele se encaixa nas necessidades do seu negócio e na rotina dos seus colaboradores. 

Um mapeamento de processos identifica a sequência lógica das atividades executadas dentro do fluxo de trabalho e também os elementos que integram esse processo, deixando-o completo e robusto. 

Essa prática pode ser realizada para atingir diferentes objetivos, dentre eles: 

• Compreender e melhorar as demandas; 
• Garantir a documentação do processo; 
• Padronizar tarefas; 
• Buscar melhorias; 
• Transformar de forma profunda a execução das demandas. 

Essa metodologia visa entender as etapas, relacioná-las aos seus respectivos responsáveis e direcionar materiais necessários para a entrega de um produto ou serviço, evidenciando os pontos fortes e fracos para trabalhá-los e melhorar o desempenho corporativo. 

Como fazer um mapeamento de processos? 

Para extrair boas informações e atingir o resultado máximo dessa prática, é recomendado seguir os seguintes passos: 

Identifique o problema  

Para iniciar o mapeamento de processos existem dois objetivos que podem ser traçados: aprimorar um fluxo que já existe ou montar um do zero. De qualquer modo, é necessário identificar o problema que exige que uma ação seja colocada em prática. 

Por isso, aprofunde-se nas questões do seu negócio e tente identificar o que pode impedir o crescimento ou o atingimento dos objetivos. Dessa forma, é possível desenhar o cenário e iniciar o trabalho a partir deste ponto, realizando um planejamento estratégico. 

Escolha o processo para mapear 

Feito isso, agora é preciso decidir qual processo será mapeado. Essa escolha deve ser tomada de acordo com uma escala de impacto, ou seja, qual é a demanda mais afetada pelo problema identificado. 

Aqui, é preciso entender se o processo pode ser automatizado e otimizado e se trará benefícios ao direcionar esforços para mapeá-lo. 

Selecione e treine a equipe 

Para que o processo realmente passe por melhorias, é preciso designar uma equipe para entendê-lo e participar de forma ativa dessa mudança, compreendendo a importância do projeto e colocando seu foco na execução dessa demanda em conjunto com o grupo. 

E mesmo que os participantes dessa equipe sejam capacitados e de alto nível, é preciso prepará-los para a atividade que está por vir, principalmente se a mudança no processo contar com um novo software ou ferramenta específica. 

Faça um mapa atual e identifique as desconexões  

Para melhorar a performance da equipe e aprimorar a execução das tarefas, é preciso se aprofundar no que já é feito e o mais importante, como é feito. Por isso, desenvolva um mapa atual para, em seguida, realizar um mapeamento de processos com todas as melhorias identificadas. 

Faça uma análise minuciosa de ponta a ponta e identifique as desconexões e as falhas que ocorrem durante o processo, e comece a trilhar um caminho mais claro e preciso para essas atividades. 

Realize o mapeamento dos processos com as melhorias 

Após identificar o que precisava ser melhorado e desenhar a nova estrutura para aprimorar o desempenho na execução das tarefas, é o momento de fazer o mapeamento dos processos que iniciarão uma nova fase do negócio. 

Nesta etapa, é importante decidir os indicadores que ajudarão no controle e no monitoramento de todas as melhorias implementadas. Aqui também é necessário estabelecer pequenos objetivos a serem alcançados, para testar a eficácia do novo processo aos poucos. 

Automação: a grande aliada dos processos 

Cria-se muita expectativa ao realizar um novo mapeamento dos processos e é natural que os resultados comecem a aparecer aos poucos, de acordo com a adaptação da equipe e da empresa de forma geral. 

Para realizar esse acompanhamento, a automação pode ser uma grande aliada. Com uma boa ferramenta para monitorar e garantir que todos os profissionais envolvidos estejam a par de todas as entregas é um passo importante para o sucesso da ação. 

Adotar uma plataforma de workflow pode ser uma ótima alternativa, pois garantirá otimização de tempo, realizará a automação das demandas e fará integração entre as áreas para que tudo ocorra como o planejado. 

Que tal conhecer um pouco mais sobre essa ferramenta e qual é a melhor opção para as necessidades do seu negócio? Acesse um conteúdo sobre o tema disponível neste link e tenha insumo para realizar um mapeamento de processos cada vez mais assertivo.