É comprovado que os fluxos de trabalho facilitam a rotina nas empresas e garantem um ambiente de trabalho mais dinâmico. O que muitos não sabem é que existem diferentes tipos de workflow e cada um deles auxilia na execução dos processos e na entrega correta.
Um workflow é usado para mapear, por meio de etapas, o progresso e o andamento de um projeto ou serviço que está sendo realizado, permitindo acompanhá-lo de forma fácil do início ao fim.
A definição dos responsáveis, a separação das etapas e a maneira como são executadas as tarefas fazem parte dessas informações que podemos visualizar em um workflow, que pode ser automatizado ou não, mas servem para otimizar o processo.
Para as empresas que desejam se destacar no mercado, é uma ferramenta importante e deve ser utilizada de acordo com o objetivo que se deseja atingir. Por isso, apresentamos os tipos de workflow que podem ser montados e quais suas categorias. Conheça e passe a aplicá-lo de forma correta!
Tipos de workflow
Os fluxos de trabalho são criados para reduzir a chance de erros e problemas que a execução de um projeto pode ter, também é muito utilizado para outras tarefas que necessitam de muitas pessoas para realizá-lo.
Para que você possa descobrir qual se encaixa melhor no processo desempenhado pela sua equipe, separamos os principais pontos de cada um dos tipos de workflow:
Workflow de produção
Para quem precisa trabalhar com um grande volume de dados, políticas de negócios e recursos financeiros em uma grande escala, esse é o mais recomendado.
O workflow de produção já possui os procedimentos e as etapas bem-definidos e não permite mudanças, criação de novas regras ou alteração das condições já existentes, o que transmite mais segurança para lidar com informações sensíveis.
Workflow administrativo
Para os profissionais que executam atividades contínuas e previsíveis, esse é o tipo de workflow mais indicado, já que as tarefas são coordenadas por regras simples.
Ele está no meio-termo entre o workflow de produção e o ad hoc, e é bastante indicado para o tratamento de documentos e formulários.
Workflow ad hoc
Ao contrário do workflow de produção, que é mais rígido e não permite alterações, o ad hoc está aberto para mudanças e alterações de regras, mesmo se o processo já estiver em andamento. Indicado principalmente para os grupos que permitem que os profissionais trabalhem de forma individual.
Categorias de workflow
Esses tipos de workflow ainda podem ser divididos em três diferentes categorias:
- Workflow sequencial
Esse fluxo de trabalho é desenhado em uma sequência simples, em que o avanço para as etapas seguinte não permite revisitar o que já foi feito. Ou seja: a evolução do projeto depende da finalização das tarefas das etapas anteriores.
Nesse workflow é preciso seguir um passo após o outro para chegar na conclusão final. É muito utilizado para os processos de vendas, em que as etapas não se modificam e não exigem que os profissionais revisitem o que já foi concluído.
- Workflow baseado em eventos
Traduzido do termo em inglês “State Machine Workflow”, o workflow baseado em eventos progride evento após evento, e pode exigir que as etapas que já haviam sido concluídas sejam revisadas para ajustar pontos que podem ser melhorados ou modificados.
Esse tipo de workflow não segue uma ordem específica para que um projeto seja concluído, pois frequentemente são acrescentadas novas informações consideradas importantes em diferentes etapas do processo.
É muito utilizado em processos criativos que exigem constantes revisões ou adição de informações que venham de contribuições externas, como clientes, por exemplo.
- Workflow orientado por regras
Muito similar ao workflow sequencial, o que o diferencia são as regras que ditam o progresso do fluxo, o que significa que algumas tarefas só serão concluídas quando cumprirem algumas condições.
Esse é o fluxo de trabalho mais complexo, mas que permite a execução de diferentes projetos. As regras tornam os objetivos mais claros, mas exigem diferentes níveis de especificações.
Proporcionada pelos diferentes tipos de workflow, essa otimização pode garantir muitos benefícios para o gerenciamento das equipes, certificando que os prazos estipulados serão cumpridos, que todos os responsáveis estão executando suas tarefas e que estão acompanhando o andamento do processo que está sendo realizado.
Para descobrir como a otimização dos processos pode impulsionar os resultados de uma empresa, leia um conteúdo completo que preparamos sobre o assunto neste link e coloque essas mudanças em prática o quanto antes.
