Saiba como otimizar o processo de pedido de compras do seu negócio

Criar um processo de pedido de compras eficiente, consistente e seguro é um desafio enfrentado por muitas empresas. Pode não parecer, mas a realização dessa tarefa desempenha um papel importante para o sucesso e a obtenção de bons resultados no negócio. 

Ao criar uma estrutura robusta para essa demanda, é possível criar um fluxo que padroniza e garante mais controle das áreas e principalmente da gestão que precisa dessas informações organizadas e em ambientes fáceis de serem acessados. 

Qual é a importância de implementar um processo de pedido de compras? 

Um pedido de compras ou ordem de compra (OC), auxilia no entendimento e na contabilização de todas as solicitações feitas, sejam elas de serviços ou produtos. 

Essa tarefa contempla todas as etapas que são seguidas para que uma necessidade seja suprida e seja entregue no prazo correto, seguindo um fluxo de trabalho fluido e preciso, além de promover mais eficiência e consistência. 

Os gerentes e profissionais com cargos mais altos utilizam o pedido de compras para controlar as informações e supervisionar todo a realização do processo, a qualidade da entrega, as áreas que mais fazem solicitações e controlar os custos. 

Pontos para considerar antes de automatizar o pedido de compras 

Para que esse processo se mantenha atualizado, preciso e traga os resultados desejados, é necessário revisitá-lo de tempos em tempos para adequá-lo às práticas que ficam ultrapassadas. 

Evite problemas desnecessários, desordem, desperdícios e gastos excessivos adotando algumas práticas para otimizar a rotina: 

Faça uma análise do atual processo de pedido de compras 

Mapeie cada etapa realizada atualmente pela área de compras, desde o primeiro contato com o pedido, como é executado e a qualidade da entrega. A ideia é revisar e identificar gargalos, pontos de melhorias, e assim, traçar estratégias para torná-lo mais eficiente. 

Nesta parte, busque por tecnologias que podem ser úteis para facilitar a rotina e as tarefas, proporcionando mais assertividade, otimização de tempo e satisfação dos clientes e fornecedores. 

Padronize o procedimento e estabeleça metas 

Com um processo bem definido, fica mais fácil atingir a padronização das etapas e de comunicar as melhores práticas, além de manter as regras bem claras para que tudo seja executado da maneira mais coerente. Não se esqueça de detalhar bem cada um dos procedimentos, os responsáveis por cada aprovação e os prazos. 

Aqui, é válido estabelecer as metas e deixá-las registradas, isso facilita a execução e garante transparência com os profissionais. Mas lembre-se de ser realista e considerar pontos atingíveis, incluindo diferentes métricas. 

Tenha uma lista de fornecedores confiáveis 

Em momentos de emergência e de correria no dia a dia, é válido ter todos os fornecedores e prestadores de serviços mapeados e classificados por ordem de confiança e bom relacionamento, assim os profissionais sabem a quem recorrer, como iniciar o contato e realizar negociação. 

Faça da tecnologia sua aliada 

Com um sistema de gerenciamento de tarefas, é possível integrar o processo de pedido de compras e torná-lo padronizado, ágil e otimizado, trazendo eficiência para a equipe. 

A repetição dá lugar para a automação, e garante que os profissionais fiquem por dentro de cada etapa e as controlem de qualquer lugar, recebendo notificações e status por e-mail.  

Todos os dados estarão seguros e protegidos em uma nuvem, com um histórico de informações e relatórios precisos quando for necessário. É simples, rápido e reduz os custos do negócio. 

Além desse processo, a área de compras ainda pode garantir muitas vantagens com a automação de diferentes atividades desenvolvidas no dia a dia. Um único software proporciona agilidade na negociação, controle de prazos e custos e muito mais. 

Saiba como conquistar eficiência, melhorar o desempenho da equipe e obter maiores resultados ao ler um conteúdo que lista 7 processos de compras que a sua empresa deveria automatizar. Acesse esse link e coloque em prática!